Executive search: come funziona davvero

Cosa significa executive search

Il termine indica tre cose insieme: un perimetro, un metodo e un modello economico. Il perimetro sono i ruoli apicali, dal direttore di funzione al consiglio di amministrazione. Il metodo è la ricerca diretta, cioè andare a prendere persone che non stanno cercando lavoro. Il modello economico è il mandato a carico dell'azienda, con un compenso calcolato sulla retribuzione della posizione. Se manca uno dei tre elementi non si tratta di executive search ma di selezione del personale con un nome più elegante.

Retained e contingency: la differenza che cambia tutto

In Italia convivono due modelli, e sceglierne uno senza capirlo è il primo errore che fa una proprietà alla prima ricerca dirigenziale.

• Retained, cioè su incarico esclusivo: la società riceve un anticipo, di norma un terzo alla firma, un terzo alla shortlist e un terzo all'inserimento. Lavora su un solo cliente per quella ricerca e presenta una rosa costruita, non un flusso di curriculum.
• Contingency, cioè a successo: la società viene pagata solo se l'inserimento avviene. Costa meno sulla carta, fra il diciotto e il ventidue per cento, ma lavora su molte ricerche in parallelo e privilegia la velocità sulla qualità della mappatura.
• Ibrido: anticipo simbolico e saldo a successo. Diffuso nel mid-market italiano, ragionevole per ruoli sotto i centomila euro di retribuzione.
• Regola pratica: retained per CEO, direttore generale, CFO e ruoli di consiglio. Contingency per ruoli di funzione dove il mercato dei candidati è ampio e visibile.

Cosa deve contenere la lettera di incarico

Il documento che firmi vale più di qualsiasi presentazione commerciale. Questi otto punti vanno letti riga per riga prima della firma.

• Perimetro della ricerca: settori inclusi ed esclusi, area geografica, numero minimo di profili mappati.
• Off limits, cioè le aziende che la società non può contattare perché già clienti. È la clausola che determina la qualità reale della rosa.
• Chi lavora materialmente sul mandato, con nome e ruolo, non solo il partner che firma.
• Calendario: data della long list, data della shortlist, numero di candidati presentati.
• Base di calcolo del compenso: retribuzione fissa oppure fissa più variabile teorico. La differenza può valere decine di migliaia di euro.
• Garanzia di sostituzione: durata, di norma fra sei e dodici mesi, e cosa succede se il candidato esce per iniziativa dell'azienda.
• Trattamento dei dati dei candidati e obblighi di riservatezza sul nome del cliente.
• Clausola di recesso dell'azienda e quota già maturata in caso di interruzione.

Quanto costa e quanto dura

Le cifre di mercato italiane per una ricerca apicale, calcolate sulla retribuzione annua lorda della posizione.

• Mandato a successo: 18-22 per cento della retribuzione annua lorda, minimo tipico 20.000 euro.
• Mandato retained: 25-33 per cento, minimo tipico 35.000-45.000 euro.
• Su una posizione da 150.000 euro il costo reale oscilla fra 27.000 e 50.000 euro.
• Durata fra brief e shortlist: otto-dodici settimane. Fra brief e ingresso effettivo in azienda: quattro-sei mesi, preavviso del candidato incluso.
• Costo nascosto: i mesi di sedia vuota. Su una società da 30 milioni di fatturato senza direttore generale, sei mesi di vuoto decisionale costano molto più della fee.

Un esempio concreto

Gruppo industriale lombardo, 45 milioni di fatturato, direttore generale uscito a fine gennaio. La proprietà firma un mandato retained a febbraio, riceve la shortlist a fine aprile, sceglie a maggio, il candidato entra a settembre con tre mesi di preavviso. Sette mesi senza guida operativa, in un anno in cui andavano rinegoziati i covenant bancari. La ricerca è stata fatta bene e il candidato era quello giusto. Il problema era il calendario. La soluzione, quando la sedia si svuota all'improvviso, è tenere le due cose separate: qualcuno che entra in cinque-dieci giorni con deleghe piene per far funzionare l'azienda, e la ricerca del titolare che prosegue in parallelo senza fretta.

Come scegliere la società

Le domande da fare al primo incontro, prima di parlare di prezzo.

• Quante ricerche su ruoli come questo avete chiuso negli ultimi dodici mesi, e in quante settimane.
• Qual è la vostra lista di off limits nel mio settore.
• Mi mostrate la mappatura di mercato prima dei nomi, o solo i nomi.
• Chi conduce i colloqui di valutazione e con quale metodo.
• Quante ricerche avete in corso in questo momento il partner che mi seguirà.
• Cosa succede se il candidato esce all'ottavo mese.

Quando l'executive search non è la risposta

Quando il bisogno è immediato, quando l'azienda è in tensione finanziaria e le banche chiedono un interlocutore credibile subito, quando un fondo è appena entrato e servono i primi cento giorni, o quando la proprietà non ha ancora deciso che ruolo vuole davvero. In tutti questi casi una ricerca da quattro-sei mesi non risolve il problema che hai oggi. Serve prima un manager che entra con procura formale e obiettivi scritti, poi si assume il definitivo con la testa lucida.